Perhehoidon rekisterin tietosuojaseloste

Laadittu: 19.6.2018

Viimeksi päivitetty: 24.3.2020

1.Rekisterinpitäjä 

  • lapsen ja hänen biologisten vanhempiensa tietojen osalta toimeksiantajakunta, joka ostaa palvelun järjestöltä
  • perhehoitajien osalta Pelastakaa Lapset ry
  • perhehoitajan sijaisten osalta Pelastakaa Lapset ry

2.Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Pelastakaa Lapset ry:n tietosuojavastaava

lakimies Maria Haarajoki,

maria.haarajoki(at)pelastakaalapset.fi

puh: 010 843 5000

3.Rekisterin nimi

Perhehoidon rekisteri

4.Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

  • lapsen ja biologisten vanhempien osalta rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
    i.Kunnan ostopalvelu. Perhehoitolaki. Lastensuojelulaki
  • perhehoitajien ja perhehoitajan sijaisten osalta sopimus

5.Henkilötietojen käyttötarkoitus

 Pelastakaa Lapset ry toteuttaa lastensuojelun perhehoitoa rekrytoiden ja valmentaen perhehoitajia sekä perhehoitajien sijaisia sekä hoitaen perhehoidon sijoitusta yhteistyössä lapsen huostaan ottaneen kunnan kanssa heidän toimeksiannostaan.

Tietoja kerätään perhehoidon eri vaiheiden dokumentointia ja toteuttamista sekä asiakastieto- ja laskutusjärjestelmää varten. Tiedot on tarkoitettu käytettäväksi perhehoitajaksi ja perhehoitajan sijaiseksi haluavan asiakkaan sopivuuden ja valmiuksien arvioimiseen, sijoitusprosessin työskentelyn mahdollistamiseen sekä asiakastieto- ja laskutusjärjestelmän ylläpitoon, tilastointiin ja postitukseen. 

6.Käsiteltävät henkilötiedot

  • Perhehoitajaksi tai perhehoitajan sijaiseksi haluavan/ryhtyvän asiakkaan nimi, henkilötunnus, osoite, s-postiosoite, puhelinnumero, terveystiedot, siviilisääty, vihkimispäivä, kotiseurakunta/maistraatti, koulutustausta, henkilöhistoria ja sukutausta, sekä asiakasprosessissa syntyvät kirjaukset
  • Lapsista nimi, henkilötunnus, lapsen sijoitukseen liittyvät taustatiedot sekä asiakasprosessissa syntyvät kirjaukset.
  • vanhempien ja/tai huoltajien nimet, yhteystiedot, terveydentila, henkilötunnukset, koulutustausta, henkilöhistoria ja sukutausta sekä asiakasprosessissa syntyvät kirjaukset.

7.Säännönmukaiset tietolähteet

  • rekisteröidyltä itseltään
  • asiakkaan suostumuksella kotikunnan sosiaalitoimi, Kela, oikeusrekisterikeskus

8.Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

Rekisteriä käyttävät ainoastaan ne rekisterinpitäjän tai sen lukuun toimivien yritysten henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjän organisaatioon kuuluvilla henkilöillä on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

9.Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

  • Perhehoitajiksi ja perhehoitajan sijaiseksi haluavien tietoja luovutetaan Pelastakaa Lasten konsultoivalle lääkärille sekä lapsen vastuusosiaalityöntekijälle kuntaan
  • Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

10.Henkilötietojen säilytysaika

  • 120 vuotta lapsen syntymästä
  • biologisten vanhempien tiedot säilytetään 25 vuotta viimeisestä merkinnästä
  • Perhehoitajan ja perhehoitajan sijaisen asiakirjat säilytetään 25 vuotta viimeisestä merkinnästä

Lapsen ja biologisten vanhempien osalta tiedot palautetaan kuntaan sijoituksen päätyttyä, ellei erikseen ole sovittu.

11.Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

  1. saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  2. saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Pelastakaa Lasten käsittelemät henkilötiedot
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  1. vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
  2. valittaa valvontaviranomaiselle
    • jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

12.Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

  • Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä.

13.Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

  • Pelastakaa Lapset ry
  • Käyntiosoite: Koskelantie 38, 00610 Helsinki

Rekisteröidyn on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.

14.Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Suosittelemme, että käytte säännöllisesti nettisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.