Lomakoti-, tukiperhe-, tukihenkilö-, sporttikummi- ja lasten yhteisöllisen ryhmätoiminnan (Lyr) rekisterin tietosuojaseloste

Laadittu: 12.6.2018
Viimeksi päivitetty:  12.11.2020

1.Rekisterinpitäjä

  • Pelastakaa Lapset ry, jos kyseessä on ehkäisevän toiminnan palvelu
  • Toimeksiantajakunta, jos kyseessä on kuntien ostama ostopalvelu
  • Lyr-toiminnan osalta
    • asiakastiedot: kunta
    • Lyr -yrittäjän tiedot: Pelastakaa Lapset

2.Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Pelastakaa Lapset ry:n tietosuojavastaava
lakimies Maria Haarajoki, maria.haarajoki(at)pelastakaalapset.fi puh: 010 843 5000

3.Rekisterin nimi

Lomakoti-, tukiperhe-, tukihenkilö-, sporttikummi- ja lasten yhteisöllisen ryhmätoiminnan rekisteri

4.Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

  • Ehkäisevän toiminnan palvelu: sopimus
  • Kuntien ostama ostopalvelu: Sosiaalihuoltolaki ja lastensuojelulaki
  • Lyr-toiminta
    • yrittäjät: sopimus
    • lasten ja perheiden tiedot: sosiaalihuoltolaki ja lastensuojelulaki

5.Henkilötietojen käyttötarkoitus

Pelastakaa Lapset ry harjoittaa lomakoti-, tukiperhe-, tukihenkilö-, sporttikummi- ja lasten yhteisöllistä ryhmätoimintaa.

Tietoja kerätään lomakoti-, tukiperhe-, tukihenkilö-, sporttikummi- ja lasten yhteisöllinen ryhmätoiminnan eri vaiheiden dokumentointia ja toteuttamista sekä asiakastieto- ja laskutusjärjestelmää varten. Tiedot on tarkoitettu käytettäväksi lomakoti-, tukiperhe-, tukihenkilö-, sporttikummi- ja lasten yhteisölliseen ryhmätoimintaan haluavan asiakkaan sopivuuden ja valmiuksien arvioimiseen, sijoitusprosessin työskentelyn mahdollistamiseen sekä asiakastieto- ja laskutusjärjestelmän ylläpitoon, tilastointiin ja postitukseen.

Lyr-yrittäjää koskevia tietoja tarvitaan yrittäjän sopivuuden ja valmiuksien arvioimiseen, sijoitusprosessin työskentelyn mahdollistamiseen ja laskutusjärjestelmän ylläpitoon, tilastointiin ja postitukseen.

6.Käsiteltävät henkilötiedot

  • Vapaaehtoiseksi ryhtyvän asiakkaan nimi, henkilötunnus, osoite, s-postiosoite, puhelinnumero, siviilisääty, uskonto, ammatti, työpaikka, missä kirjoilla, kotikunta, tilitiedot, kotona asuvat henkilöt (nimi, syntymäaika), perheen jäsenten terveydentila, elämäntapaa koskevia tietoja
  • Lapsista nimi, henkilötunnus, kotikunta, äidinkieli, uskonto, huoltajuus, terveydentila ja siihen liittyvät asiat, perhetilanne, lasta koskevat muut taustatiedot, prosessiin liittyvät kirjaukset, onko sosiaalihuollon tai lastensuojelun asiakkuutta
  • Vanhempien ja/tai huoltajien nimet, henkilötunnukset, osoite, s-postiosoite, puhelinnumero, työ tai opiskelupaikka, uskonto, lähihuoltajan nykyinen avio- tai avopuoliso
  • Lyr -yrittäjän tiedot: Yrityksen nimi, yrittäjän nimi, henkilötunnus, osoite, s-postiosoite, puhelinnumero, koulutustiedot, y-tunnus

7.Säännönmukaiset tietolähteet

  • Rekisteröidyltä itseltään: Hakemuslomakkeen tiedot
  • Prosessin aikana syntyvä data
  • Kunnan sosiaalitoimi, Oikeusrekisterikeskus

8.Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

Rekisteriä käyttävät ainoastaan ne rekisterinpitäjän tai sen lukuun toimivien yritysten henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjän organisaatioon kuuluvilla henkilöillä on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

9.Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA- alueen ulkopuolelle

  • LYR-toiminnassa tietoja siirretään Pelastakaa Lasten lukuun lasten yhteisöllistä ryhmätoimintaa järjestäville yrittäjille
  • Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

10.Henkilötietojen säilytysaika

  1. Lastensuojelun asiakkaana olevien lasten tiedot 120 vuotta lapsen syntymästä
  2. Sosiaalihuollon asiakkaana olevien lasten tiedot 30 vuotta palvelun päättymisestä
  3. Edellä mainittujen palvelujen osalta ehkäisevässä toiminnassa olevien lasten tiedot 25 vuotta viimeisessä merkinnässä
  4. Vapaaehtoisina olevien perheiden tiedot 25 vuotta viimeisetä merkinnästä
  5. Kohdat 1) ja 2) tehtävän päätyttyä asiakirjat lähetetään kuntaan
  6. LYR yrittäjistä säilytetään kirjapitolain edellyttämät yksilöintitiedot kirjanpitolainsäädännön määräämän ajan. Lyr-yrittäjää koskevat tiedot säilytetään 25 vuoden ajan sopimuksen päättymisestä, muun muassa mahdollisia valitusprosesseja ajatellen.

11.Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

i.saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
ii. saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Pelastakaa Lasten käsittelemät henkilötiedot
iii. vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
iv. vaatia henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet
v. vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
vi. valittaa valvontaviranomaiselle

  • jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

12.Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä.

13.Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Pelastakaa Lapset ry
Käyntiosoite: Koskelantie 38, 00610 Helsinki

Rekisteröidyn on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.

14.Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti nettisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.