Pelastakaa Lasten adoptioneuvonnan rekisterin tietosuojaseloste

Laadittu: 21.6.2018
Viimeksi päivitetty: 4.4.2019

1. Rekisterinpitäjä
Toimeksiantajakunta, joka ostaa palvelun järjestöltä

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Pelastakaa Lapset ry:n tietosuojavastaava
lakimies Maria Haarajoki,
maria.haarajoki(at)pelastakaalapset.fi
puh: 010 843 5000

3. Rekisterin nimi
Adoptioneuvonnan rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

  • Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  • Kunnan ostopalvelu. Adoptiolaki. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (734/1992). Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä.  Henkilötietolaki (523/1999).

5. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Pelastakaa Lapset ry harjoittaa adoptiolain mukaista ja Valviran luvanvaraista adoptioneuvontaa kuntien toimeksiannosta.

Tietoja kerätään adoptioneuvonnan eri vaiheiden dokumentointia ja toteuttamista sekä asiakastieto- ja laskutusjärjestelmää varten. Tiedot on tarkoitettu käytettäväksi adoptiovanhemmaksi haluavan asiakkaan sopivuuden ja valmiuksien arvioimiseen, luovuttavien vanhempien ja lapsen adoptioneuvonnan toteuttamiseksi, sijoitusprosessin työskentelyn mahdollistamiseen sekä asiakastieto- ja laskutusjärjestelmän ylläpitoon, tilastointiin ja postitukseen.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

  • Adoptioneuvontaan tulevan adoptionhakijan ja luovuttavan vanhemman nimi, henkilötunnus, osoite, s-postiosoite, puhelinnumero, siviilisääty, vihkimispäivä, kotiseurakunta/maistraatti, asiakkaiden henkilöhistoria ja sukutausta
  • Lapsista nimi, henkilötunnus, vanhempien nimet, terveydentila, henkilötunnukset,
    koulutustausta, henkilöhistoria sekä sukutausta, lapsen sijoitukseen liittyvät taustatiedot.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Rekisteröidyltä itseltään
    Asiakkaan suostumuksella kotikunnan sosiaalitoimi, Oikeusrekisterikeskus

8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

Rekisteriä käyttävät ainoastaan ne rekisterinpitäjän tai sen lukuun toimivien yritysten henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjän organisaatioon kuuluvilla henkilöillä on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

9. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETAalueen ulkopuolelle

  • Kotimaisessa adoptioneuvonnassa tietoja luovutetaan Valviralle adoptioluvan hakemista varten.
  • Kansainvälisessä adoptioneuvonnassa tietoja luovutetaan kansainväliseen adoptiopalveluun eteenpäin välitettäväksi Valviralle ja kohdemaahan

10. Henkilötietojen säilytysaika

  • Adoptiovanhempien tiedot 120 vuotta viimeisestä merkinnästä
  • Kotimaisen adoption biologisen vanhemman ja lapset tiedot 120 vuotta lapsen syntymästä

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
i. saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
ii. saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Pelastakaa Lasten käsittelemät henkilötiedot
iii. vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
iv. vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
v. valittaa valvontaviranomaiselle

  • jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä.

13. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

  • Pelastakaa Lapset ry
    Käyntiosoite: Koskelantie 38, 00610 Helsinki

Rekisteröidyn on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.

14. Tietosuojaselosteen muutokset
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti nettisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa