Vapaaehtoisten valmentaminen etänä

Pelastakaa Lapset ry:n toiminnassa on mukana paljon vapaaehtoisia, tukihenkilöitä ja tukiperheitä, joiden valmentamista halutaan jatkaa poikkeusoloista huolimatta. Olemme pohtineet vaihtoehtoja ja haluamme jakaa nyt kokeilussa olevat ratkaisut myös kaikille digisosiaalityöstä kiinnostuneille.

Toivottavasti pohdinnoistamme on iloa ja hyötyä!

Mitä työkalua voin käyttää vapaaehtoisten valmentamiseen etänä?

Monissa organisaatioissa on käytössä Teams-sovellus, jota voi käyttää myös vapaaehtoisten valmentamiseen. Toinen yleisesti käytetty sovellus on Zoom, jota voi rajoitetuin ehdoin käyttää ilmaiseksi. Zoom:in tietoturva ei ole para mahdollinen ja sitä ei tule käyttää missään valmennuksissa, joissa videopuhelun aikana puhutaan mistään luottamuksellisista asioista (kuten asiakastiedot).

Vapaaehtoinen pystyy käyttämään Teams:ia, jos hänellä on käytössään älypuhelin, tabletti tai tietokone sekä sähköposti. Työntekijä lähettää vapaaehtoiselle Teams-kutsun sähköpostiin ja asiakas pääsee linkin kautta osallistumaan Teams-puheluun. Vapaaehtoisen ei tarvitse tehdä Teams-tunnuksia, vaan hän voi osallistua ”vieraana”. Microsoftin sivuilta löytyy ohje kokoukseen liittymiseen ilman Teams-tiliä ja Ihan diginä -hanke on koonnut materiaalipankkiin kuvallisia ohjeita mm. Teamsin mobiilikäytöstä.

Samalla tavalla Zoom on vapaaehtoisen käytettävissä, jos hänellä on älypuhelin, tabletti tai tietokone. Zoom-tapaamiseen mennään suoraan nettilinkin kautta ja näin vapaaehtoisella ei tarvitse olla sähköpostia (linkin voi jakaa vaikka nettisivun tai Whatsappin kautta). Zoom ei myöskään vaadi tunnusten luomista.

Miten rakennan etävalmennuksen?

Mieti mikä osa valmennusmateriaalista

• on opiskeltavissa itsenäisesti (esim. lähetät videon, tekstimateriaalin tai linkin osallistujille etukäteen)
• on hyvä sinun luennoida ja selittää (videopuhelun kautta)
• on hyvä käydä läpi keskustellen (joko videopuhelussa tai chat-keskusteluna)

Aikatauluta valmennus niin, että videopuheluista ei tule liian pitkiä. Etäyhteyksillä järjestettävä valmennus saattaa vaatia erilaisen rakenteen ja aikataulutuksen kuin kasvokkain järjestettävä. Rakenna sisältöön riittävästi vaihtelua luennoimisen, keskustelun ja tekemisen välillä ja muista pitää riittävästi taukoja. Pitkässä videopuhelussa istuminen on helposti puuduttavaa.

Pohdi mitä työkaluja tarvitset materiaalin jakoon, videotapaamisen järjestämiseen ja mahdollisesti jälkikäteen käytävään keskusteluun. Työkalujen käyttöä on hyvä harjoitella kollegan kanssa etukäteen, samoin kuin testata se, että esitettävä materiaali toimii hyvin videopuhelussa.

Mieti myös pitääkö ryhmä jakaa videopuhelun yhteydessä pienempiin ryhmiin. Osallistujien jakaminen pienryhmiin onnistuu Teams:issä vain luomalla pienryhmille omat Teams-tapaamiset. Tämän voit tehdä etukäteen, jos tiedät ryhmäjaon. Näin voit luoda tapaamiset ja niiden linkit etukäteen Outlook:issa. Zoom mahdollistaa ihmisten jaon pienryhmiin puhelun sisällä.

Miten mahdollistan vapaaehtoisten osallistumisen ja yhteisen työskentelyn?

Pienellä porukalla keskustelu onnistuu ihan normaalisti videoyhteydessäkin. Kun videon päässä on paljon porukkaa, on hyvä hyödyntää Teams:in (ja Zoom:in) keskusteluikkunaa. Tähän on hyvä opastaa videopuhelun alussa, eli kertoa mistä keskusteluikkuna löytyy ja että sinne voi laittaa kysymyksiä ja kommentteja. Valmennuksen vetäjien on hyvä sopia roolitus, eli kuka seuraa keskusteluikkunaa ja kuka puhuu.

Myös yhteinen työskentely onnistuu esim. seuraavien työkalujen avulla:

• Teams Whiteboard: Valkotaulu, johon osallistujat voivat piirtää ja lisätä tekstiä ja kuvia. Huom: Tämä toiminto on mahdollinen vain organisaation sisäisille käyttäjille.
• Miro: Voi piirtää yhdessä esim. mind mapin tai ideoida muistilappujen avulla.
• Flinga: Voi luoda kommenttiseinän äänestystoiminnalla tai valkotaulun, johon voi piirtää yhdessä esim. mind mapin tai ideoida muistilappujen avulla
• Google Slides: Tämä toimii myös valkotauluna, johon on helppo lisätä tekstilaatikoita ja kuvia jne.

Voisiko vapaaehtoisille luoda jonnekin oman keskustelualustan, missä voi käydä keskustelua valmennuksen jälkeen?

Paras työkalu yhteiseen keskusteluun on Facebook, johon voi luoda vapaaehtoisille oman suljetun ryhmän. Facebook:in tietoturva pitää kuitenkin huomioida, eli siellä ei voi käydä keskustelua luottamuksellisista tai salassapidettävistä aiheista.

Facebook-ryhmät vaativat aktiivista ylläpitoa, eli jonkun pitää herätellä keskustelua ja jakaa sisältöä. Ryhmä on hyvä aloittaa tutustumisella ja ryhmän ylläpitäjien esittäytymisellä. Vain kokeilemalla oppii, minkälaiset viestit, sisällöt ja kysymykset herättävät keskustelua juuri tässä ryhmässä. Jos ryhmästä tulee aktiivinen, vaaditaan myös moderointia. Jonkun täytyy moderoida ryhmää niin, että keskustelu pysyy asiallisena.